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Team memory: notice to staff and works council

DRAFT. NOT LEGAL ADVICE. A plain-language text your organisation can adapt and give to staff, and to your works council where you have one, before turning team memory on. Replace every [bracketed] part. Review the whole text with your own adviser; it does not state that any use of the feature is lawful or compliant.

English

What is changing

[Organisation] plans to turn on team memory in AUGMTD from [date]. When colleagues work on the same client, project or other piece of work, each of them will see where that work stands across the team.

How sharing works here

[Keep the paragraph for the mode your organisation chose and delete the other.]

  • Shared by default. Your tracked work is shared with colleagues on the same work unless you hide it. You can hide any piece of work, or switch sharing off for all your work, at any time, in Settings.
  • Each person chooses. Nothing of yours is shared until you switch it on yourself in Settings. Nobody else, including an admin, can switch it on for you.

What colleagues see

Only about work you share with them, and only colleagues who are on that same piece of work:

  • open promises (one line: what is owed, by whom, and when it is due)
  • the title of the next step
  • that there was an email or a meeting, and when (for example "Email, Tue")
  • meeting titles and times
  • your name as a member of that shared work

What colleagues never see

  • your email subjects, email contents or attachments
  • meeting transcripts, notes or recordings
  • your files and documents

Company tools

[Organisation] may connect its own tools, such as a CRM, to read the same shared state (the work's name, the last touch with its date and colleague, meeting titles and times, open promises, next steps, and the processes it chose). They read only work you share, never anything you hide or keep to yourself, never the contents above, and never a figure per person. Your Team memory settings list the tools that read it. If you saw the in-app notice before it named company tools, the app shows it to you again.

What it is for, and what it is not for

It is for keeping promises and hand-overs on track when several people work on the same thing. It is not used to measure, rate or rank anyone: it shows no per-person figures. [Organisation] will not use it for performance assessment or monitoring. [Adapt to your own policy.]

Your choices

  • Hide any piece of work from the team.
  • Switch sharing off for all your work (or, under "Each person chooses", simply leave it off).
  • Unlink your work from a shared record, or leave it.

Each of these takes effect the next time a colleague's view is loaded. Sharing starts when [Organisation] turns team memory on; the app also shows you a short notice about it.

Questions

Contact [name or role, contact details]. Your data protection rights, and how to exercise them, are described in [link to your staff privacy notice].

Deutsch (Entwurf, maschinengestützte Übersetzung, noch zu prüfen)

ENTWURF. KEINE RECHTSBERATUNG. Diese Übersetzung wurde maschinengestützt erstellt und ist vor jeder Verwendung von einer qualifizierten Person zu prüfen. Maßgeblich ist die geprüfte Fassung Ihrer Organisation.

Was sich ändert

[Organisation] plant, ab [Datum] das Team-Gedächtnis in AUGMTD einzuschalten. Wenn Kolleginnen und Kollegen an demselben Kunden, Projekt oder Vorgang arbeiten, sieht jede und jeder von ihnen, wo dieser Vorgang im Team steht.

Wie das Teilen hier funktioniert

[Behalten Sie den Absatz für den Modus, den Ihre Organisation gewählt hat, und löschen Sie den anderen.]

  • Standardmäßig geteilt. Ihre verfolgte Arbeit wird mit Kolleginnen und Kollegen geteilt, die am selben Vorgang arbeiten, es sei denn, Sie blenden sie aus. Sie können jeden einzelnen Vorgang ausblenden oder das Teilen für Ihre gesamte Arbeit jederzeit in den Einstellungen ausschalten.
  • Jede Person entscheidet selbst. Nichts von Ihnen wird geteilt, bis Sie es selbst in den Einstellungen einschalten. Niemand sonst, auch keine Administratorin und kein Administrator, kann es für Sie einschalten.

Was Kolleginnen und Kollegen sehen

Nur zu Vorgängen, die Sie mit ihnen teilen, und nur Personen, die selbst an diesem Vorgang beteiligt sind:

  • offene Zusagen (eine Zeile: was geschuldet ist, von wem und bis wann)
  • den Titel des nächsten Schritts
  • dass es eine E-Mail oder ein Meeting gab, und wann (zum Beispiel "E-Mail, Di")
  • Titel und Uhrzeiten von Meetings
  • Ihren Namen als Mitglied dieses geteilten Vorgangs

Was Kolleginnen und Kollegen nie sehen

  • Betreffzeilen, Inhalte oder Anhänge Ihrer E-Mails
  • Transkripte, Notizen oder Aufzeichnungen von Meetings
  • Ihre Dateien und Dokumente

Werkzeuge des Unternehmens

[Organisation] kann eigene Werkzeuge, etwa ein CRM, anbinden, die denselben geteilten Stand lesen (den Namen des Vorgangs, den letzten Kontakt mit Datum und Kollegin oder Kollege, Titel und Zeiten von Meetings, offene Zusagen, nächste Schritte und die ausgewählten Prozesse). Sie lesen nur Arbeit, die Sie teilen, nie etwas, das Sie ausblenden oder für sich behalten, nie die oben genannten Inhalte und nie eine Zahl pro Person. Ihre Einstellungen zur Teamerinnerung nennen die Werkzeuge, die ihn lesen. Wenn Sie diesen Hinweis gesehen haben, bevor er Werkzeuge des Unternehmens nannte, wird er Ihnen erneut gezeigt, bevor etwas von Ihnen eines erreicht.

Wofür es gedacht ist und wofür nicht

Es soll helfen, Zusagen und Übergaben im Blick zu behalten, wenn mehrere Personen am selben Vorgang arbeiten. Es dient nicht dazu, jemanden zu messen, zu bewerten oder zu vergleichen: Es zeigt keine Kennzahlen pro Person. [Organisation] wird es nicht zur Leistungsbeurteilung oder Überwachung verwenden. [An Ihre eigene Regelung anpassen.]

Ihre Wahlmöglichkeiten

  • Jeden einzelnen Vorgang vor dem Team ausblenden.
  • Das Teilen für Ihre gesamte Arbeit ausschalten (oder es bei "Jede Person entscheidet selbst" einfach ausgeschaltet lassen).
  • Ihre Arbeit von einem geteilten Vorgang lösen oder ihn verlassen.

Jede dieser Änderungen wirkt, sobald die Ansicht einer Kollegin oder eines Kollegen das nächste Mal geladen wird. Bevor etwas von Ihnen angezeigt wird, sehen Sie in der App einen Hinweis.

Fragen

Wenden Sie sich an [Name oder Funktion, Kontaktdaten]. Ihre Datenschutzrechte und wie Sie diese ausüben, finden Sie unter [Link zu Ihrer Datenschutzinformation für Beschäftigte].